Geschenk mit Herz

Über 58.000 gefahrene Kilometer bei Päckchenabholung

Spontaneität und Flexibilität gefragt

von Sebastian Zausch, 27.11.2017

95 ehrenamtliche Fahrer, die vergangenes Jahr in 750 Orten mehr als 1500 Sammelstellen angefahren haben – der Aufwand, den wir jedes Jahr betreiben, um die „Geschenke mit Herz“ von den Sammelstellen abzuholen und sie zu uns ins humedica-Hauptquartier nach Kaufbeuren zu bringen, ist groß. Insgesamt 58066 km haben unsere Fahrer im Jahr 2016 auf bayerischen Straßen zurückgelegt – und da sind die Touren von Kaufbeuren aus in die Weihnachtspäckchenzielländer in Ost- und Südosteuropa noch gar nicht mit eingerechnet. Dieses Jahr haben sich sogar noch mehr Sammelstellen angemeldet – und wir hoffen, die Vorjahresmarke von knapp 66.000 Päckchen für bedürftige Kinder in Osteuropa zu übertreffen. Klar, dass da unserem Logistiker Jakob Geischberger, der die Touren für „Geschenk mit Herz“ plant, eine ganz besondere Rolle zufällt. Wie seine Arbeit aussieht und vor welchen Herausforderungen er steht, erfahren Sie im nachstehenden Interview.

Die Planung der Routen für die humedica-Weihnachtspäckchenaktion "Geschenk mit Herz" macht Jakob Geischberger am Computer. Foto: humedica

Was sind Deine Aufgaben?

Meine Aufgaben sind in zwei große Bereiche aufgeteilt: Der eine ist stark operativ und beschäftigt sich mit der Technik – Navis programmieren, Fahrzeuge besorgen und ausstatten, Instruktionen für die Fahrer ausarbeiten und weiter geben – eben sehr stark im Geschehen und mit einem engen Kontakt zu unseren vielen, ehrenamtlichen Fahrern.
Der zweite und noch viel größere und wichtigere Aufgabenbereich ist aber: ich erstelle die Routen bzw. die Tourenplanung für die Fahrer, das heißt, ich erstelle Abläufe, wie und in welcher Reihenfolge die Fahrer bestimmte Sammelstellen anfahren, wie viele Pakete sie dort abholen sollen oder ob sie möglicherweise zu einem Zwischendepot fahren müssen. Ich versuche, all das unter einen Hut zu kriegen und den Gesamtüberblick zu behalten.

Wie machst Du das?

Unter anderem, indem ich eine professionelle Routensoftware nutze, die mir dabei hilft, diese Komplexität in den Griff zu bekommen. Die Firma GTS – systems und consulting stellt sie uns freundlicherweise kostenlos zur Verfügung. Tolle Sache. Ich speise ganz viele verschiedene Daten in das Programm ein. Daten, die wir von den Sammelstellen bekommen haben – zum Beispiel die Öffnungszeiten. Oder manche Sammelstellen haben Präferenzen, wann wir kommen sollen. Oder sie haben besonders viele oder wenige Päckchen - all diese Daten speise ich in das Programm ein. Ebenso die vielen Fahrzeuge, die wir haben, die Depots, in denen wir die Päckchen manchmal zwischenlagern müssen und bestimmte andere Rahmenbedingungen. Dann errechnet das Programm die optimale Tour. Das dauert eine ganze Weile - manchmal zwölf - manchmal 18 Stunden oder den ganzen Tag. Das ist immer spannend bis man sieht, welche Routen das Programm am Ende ausspuckt.

Das heißt, am Anfang Deiner Tätigkeit bist Du damit beschäftigt, viele Daten einzugeben. Dann rechnet der Computer und am Ende kommt, quasi als Geschenk oder Lohn des Ganzen, ein fertiger Routenplan raus?

Ja, das kann man so sagen. Es ist immer mit Spannung verbunden, wie das Ergebnis dann am Ende aussieht und es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um all die Daten korrekt einzuspeisen.

Am Monitor kann Jakob Geischberger die Routen der "Geschenk mit Herz"-LKW direkt verfolgen. Foto: humedica

Kann man sagen, wie viele Datensätze Du da eingibst?

Gute Frage, zwei bis dreitausend auf jeden Fall.

Kannst Du nach der Berechnung noch etwas ändern an der Route?

Das ist einer der wichtigsten Punkte – man muss eine Route so planen, dass eine Änderung danach auch noch möglich ist. Es kann immer passieren, dass man einen Termin vorschlägt, der aber der Sammelstelle nicht passt; oder uns fällt ein Fahrzeug aus. All diese Möglichkeiten müssen berücksichtigt werden in unserem Programm. Deshalb gilt es, die Touren so zu planen, dass man die eine oder andere Sammelstelle noch flexibel halten kann.

Was ist die größte Herausforderung bei Deiner Arbeit?

Dass wir im Vorhinein nicht konkret und bis ins letzte Detail abschätzen können, wie viele Päckchen wir am Ort vorfinden werden. Ich muss bei Sammelstellen, die neu sind und von denen wir noch keine Erfahrungswerte oder wenige andere Informationen haben, abschätzen, wie viele Pakete wir dort vorfinden werden. Man kann natürlich telefonisch Infos einholen, oft ist es aber so, dass Leute erst zum Schluss Päckchen zur Sammelstelle bringen, sodass man einen bestimmten Planungswert zugrunde legen muss.
Es gilt dann, eine Planung umzusetzen, die auf der einen Seite optimistisch ist; man will ja davon ausgehen, dass besonders viele Päckchen kommen. Auf der anderen Seite darf man aber auch keine Überladung der LKW riskieren, so dass Sammelstellen möglicherweise nicht angefahren werden, weil die Kapazität schon voll ausgelastet ist. Am Ende muss man da einen sehr guten Mittelweg finden und das ist das Schwierige an meinem Projekt.

Was passiert zum Beispiel, wenn in einer Stadt so viele Pakete schon gesammelt sind, dass bei den letzten beiden Sammelstellen die LKW überladen würde?

Zwei Monitore sind nötig, um die Routen der "Geschenk mit Herz"-Fahrer zu planen. Foto: humedica

Das liegt, ja nach Menge, im Ermessen des jeweiligen Fahrers, ob er diese Päckchen erst einmal nicht holt, um vorher zum Beispiel in ein Zwischendepot zu fahren. Diese Zwischendepots organisiere ich im Vorfeld. Das sind so etwa 8 Orte in Bayern, die wir aus Kooperationen haben. Schon über lange Jahre gibt es da Partner. In solch einem Fall würde der Fahrer zunächst mit mir Rücksprache halten, ob er erst in solch ein Depot fährt, dort die Päckchen auslädt und dann leer die noch fehlenden Sammelstellen anfährt. Oder er lässt die betreffenden Sammelstellen erst einmal aus – einfach weil er keinen Platz mehr hat, fährt zunächst seine Tour ab und ich kümmere mich dann darum, dass ein Ersatz-LKW dort noch einmal vorbei kommt. Das ist dann immer auch mit einer spontanen Terminänderung verbunden, aber Logistik ist nun mal ein spontanes Arbeitsfeld. (grinst)

Dabei hilft dann auch das Programm nochmal?

Ja, dabei würde mir auch das Programm nochmals helfen. Das hängt aber ein bisschen davon ab, wie viele Fälle es sind, bei denen wir nicht abholen können oder bei denen ein weiter Weg nötig ist. Dementsprechend würde ich das dann vielleicht auch selbst festlegen.

Vielen Dank fürs Gespräch und gutes Gelingen bei Deiner Aufgabe.

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